स्कूल बॅगपासून ऑटोमेशनपर्यंत

“आधी सारी स्कूल बॅग रिकामी करायची. मग टाइम टेबल पाहायचे. उद्या कोणते विषय आहेत ते बघून त्या विषयांची पुस्तके आणि वह्या बॅगेत भरायच्या. उरलेली पुस्तके कप्प्यात नीट ठेवायची. झाले!” तिसरीतली माझी मुलगी शाळेला जाण्याच्या आदल्या दिवशी आपली बॅग कशी तयार ठेवते, ते सांगत होती. “स्पोर्ट्सचा पिरिअड असेल तर त्याचीही तयारी करता येते. बास्केटबॉल घरात कुठे असेल तिथून शोधून ठेवायचा. शूज आणि ड्रेस वेगळ्या पिशवीत भरायचे,” तिने उत्साहाने आणखी एक फायदा सांगितला. या तयारीमागे तिचे अत्यंत महत्त्वाचे उद्दिष्ट होते. सकाळी उठताना मिळणारी “प्लीज आई, अजून दहा मिनिटे!” ही झोप! संध्याकाळी थोडी तयारी केली की सकाळचा थोडासा निवांतपणा मिळवता येतो, हे गणित तिला उमगले होते. उद्दिष्ट स्पष्ट होते. आवश्यक रिसोर्सेस उपलब्ध होते. कामाचा क्रम ठरला होता. आणि त्याचा फायदा स्वतःला अनुभवायला मिळत होता. त्यामुळे ती पद्धत अंगवळणी पडत होती. उद्योगातील प्रोसेसचेही बरेचसे असेच असते. *प्रोसेस आणि प्रोसिजर* विशिष्ट उद्दिष्ट साध्य करण्यासाठी एकमेकांशी जोडलेल्या ॲक्टिव्हिटीजची रचना म्हणजे प्रोसेस. त्यासाठी माहिती, साहित्य, वेळ, माणसे आणि इतर रिसोर्सेस वापरले जातात. त्यातून अपेक्षित आउटपुट मिळते. मुलीच्या उदाहरणात “उद्याच्या शाळेसाठी आवश्यक साहित्य तयार ठेवणे” ही प्रोसेस. उद्याचे टाइम टेबल आणि शाळेच्या सूचना हे तिचे इनपुट. आवश्यक साहित्याने भरलेली बॅग आणि स्पोर्ट्सची पिशवी हे आउटपुट. ही प्रोसेस नेमकी कशी करायची, हे सांगणारी पद्धत म्हणजे प्रोसिजर. आधी बॅग रिकामी करायची, मग टाइम टेबल पाहायचे, विषयांनुसार वह्या-पुस्तके भरायची आणि उरलेले साहित्य कप्प्यात ठेवायचे, ही तिची प्रोसिजर. एकाच प्रोसेससाठी वेगवेगळ्या प्रोसिजर्स असू शकतात. दुसरे मूल बॅग पूर्ण रिकामी न करता आवश्यक तेवढी पुस्तके बदलत असेल. कोणती प्रोसिजर योग्य, हे ती किती सोपी आहे, किती वेळ घेते आणि तिच्यातून अपेक्षित आउटपुट किती खात्रीने मिळते यावर ठरेल. उद्योगातही “माल स्वीकारणे” ही प्रोसेस असते. माल कसा मोजायचा, कोणत्या कागदपत्राशी पडताळायचा, तपासणी कोण करणार आणि तो कुठे ठेवायचा, हे प्रोसिजर सांगते. ही पद्धत प्रमाणित करून वापरात आणली, तर तिला स्टँडर्ड ऑपरेटिंग प्रोसिजर — एसओपी म्हणता येते. *चेकलिस्ट, रेकॉर्ड आणि रजिस्टर* मुलीने बॅग भरताना “गणिताची वही घेतली का? मराठीचे पुस्तक घेतले का? स्पोर्ट्सचे शूज घेतले का?” अशी यादी वापरली, तर ती चेकलिस्ट झाली. तिचा उद्देश आवश्यक गोष्ट विसरली जाऊ नये हा आहे. त्याच चेकलिस्टवर तारीख टाकून प्रत्यक्ष काय तपासले ते नोंदवले आणि ती जपून ठेवली, तर ती त्या दिवसाचा *रेकॉर्ड*ही होऊ शकते. काम कसे करायचे हे प्रोसिजर सांगते. प्रत्यक्ष काय झाले हे रेकॉर्ड सांगतो. उद्योगात माल किती आला, कधी आला, कोणी तपासला आणि किती स्वीकारला, याची नोंद म्हणजे रेकॉर्ड. अशा व्यवहारांच्या नोंदी क्रमाने ठेवण्यासाठी वापरले जाणारे साधन म्हणजे रजिस्टर. ते कागदी वहीत असू शकते किंवा डिजिटल स्वरूपात. प्रत्येक प्रोसेसला रजिस्टर लागतेच असे नाही. मुलीने रोज बॅग भरल्याची सही घेऊन रजिस्टर ठेवणे अनावश्यक ठरेल! पण औषधांचा साठा, ग्राहकाचे देयक किंवा उत्पादनाची गुणवत्ता यांसाठी योग्य रेकॉर्ड्स आवश्यक ठरतात. कोणती नोंद ठेवायची, हे तिचा उपयोग, जोखीम आणि लागू आवश्यकतांवर ठरवावे लागते. नोंदी ठेवण्यालाही वेळ आणि खर्च लागतो. त्यामुळे प्रत्येक रेकॉर्डचा उद्देश स्पष्ट हवा. *मॅन्युअल रेकॉर्ड कीपिंगमधील शहाणपण* संगणक येण्यापूर्वीही उद्योग चालत होते. त्यासाठी रजिस्टर्स, चलने, जॉब कार्ड्स, तपासणी अहवाल आणि मंजुरीच्या सह्यांची व्यवस्था होती. या मॅन्युअल रेकॉर्ड कीपिंगमध्ये उद्योगाच्या कामकाजाचे बरेच शहाणपण साठलेले असते. चलनाचा क्रमांक प्रत्येक व्यवहाराला स्वतंत्र ओळख देतो. रजिस्टरमधील रकाने कोणती माहिती आवश्यक आहे ते सांगतात. तपासणाऱ्याची आणि मंजुरी देणाऱ्याची सही जबाबदारी स्पष्ट करते. प्रलंबित कागदपत्रांची फाइल कामाची स्थिती दाखवते. दुरुस्तीशेजारची सही बदल कोणी केला याचा मागोवा ठेवते. सॉफ्टवेअरमधील ट्रान्झॅक्शन आयडी, डेटा फील्ड्स, अप्रूव्हल, स्टेटस आणि ऑडिट ट्रेल यांचा संबंध याच गरजांशी असतो. म्हणून जुने रजिस्टर्स आणि फॉर्म्स समजून घेणे हे ऑटोमेशनच्या तयारीतील उपयुक्त काम आहे. मात्र, आधी कागदी व्यवस्था चालवलीच पाहिजे आणि त्यानंतरच ऑटोमेशन करता येते, असे नाही. उद्योग थेट डिजिटल पद्धतीनेही सुरू होऊ शकतो. खरा पाया असतो तो माहितीची शिस्त, स्पष्ट बिझनेस रूल्स आणि निश्चित जबाबदाऱ्या यांचा. *लिहिलेली प्रोसिजर आणि प्रत्यक्ष काम* मुलीने सांगितलेली प्रोसिजर व्यवस्थित असली, तरी ती रोज तशीच पाळली जाते का? एखाद्या दिवशी पुस्तक टेबलावरच राहते का? मैत्रिणीला दिलेली वही परत आलेली नसते का? टाइम टेबल बदललेले असते का? उद्योगातही लिहिलेली एसओपी आणि प्रत्यक्ष काम यात अंतर असू शकते. रजिस्टर पूर्ण दिसते; पण नोंदी दोन दिवसांनी आठवणीने भरलेल्या असतात. तपासणीची सही असते; पण माल आधीच उत्पादनात गेलेला असतो. कागदावर अप्रूव्हल बाकी असते; पण फोनवरच्या सूचनेनुसार काम झालेले असते. त्यामुळे ऑटोमेशनपूर्वी फॉर्म्स आणि रेकॉर्ड्स पाहण्याबरोबर प्रत्यक्ष काम पाहावे लागते. काम करणाऱ्यांशी बोलावे लागते. “नेहमी कसे करता?” याबरोबर “अडचण आली तर कसे करता?” हेही विचारावे लागते. अनुभवी कर्मचाऱ्यांच्या डोक्यात असलेले अनेक बिझनेस रूल्स कुठेही लिहिलेले नसतात. ते समजून घेऊन स्पष्ट करणे हा प्रोसेस उभारण्याचा महत्त्वाचा भाग असतो. *बिझनेस रूल्स आणि एक्सेप्शन्स* “उद्याच्या टाइम टेबलमध्ये असलेल्या विषयांची पुस्तके बॅगेत हवीत” हा एक बिझनेस रूल झाला. “स्पोर्ट्सचा पिरिअड असेल तर शूज आणि ड्रेसही तयार हवेत” हा दुसरा. पण उद्या विशेष प्रकल्प सादर करायचा असेल, तर रोजच्या टाइम टेबलपलीकडची सूचना विचारात घ्यावी लागेल. आवश्यक वही सापडली नाही, तर मदत मागावी लागेल. हे झाले एक्सेप्शन्स. उद्योगातील प्रोसेसची खरी कसोटी अशा एक्सेप्शन्समध्ये लागते. कमी माल आला तर? तपासणीत माल नापास झाला तर? मंजुरी देणारी व्यक्ती अनुपस्थित असेल तर? चुकीचा रेकॉर्ड तयार झाला तर? वारंवार येणाऱ्या एक्सेप्शन्ससाठी पुढची कृती, निर्णयाचा अधिकार आणि कारण नोंदवण्याची पद्धत ठरवावी लागते. नवा प्रश्न आला, तर तो कोणाकडे न्यायचा हेही स्पष्ट हवे. यालाच *एस्कलेशन*ची व्यवस्था म्हणता येईल. प्रोसेसमध्ये संबंधितांचा सहभाग आवश्यक असतो. त्याबरोबर तिच्या एकूण परिणामांची जबाबदारी घेणारा *प्रोसेस ओनर*ही ठरला पाहिजे. सर्वांनी मत द्यावे; पण अंतिम निर्णय कोण घेणार याबाबत संदिग्धता राहू नये. *डिजिटायझेशनपासून ऑटोमेशनपर्यंत* कागदी रजिस्टरमधील नोंद संगणकात करणे म्हणजे माहितीचे डिजिटायझेशन. त्या माहितीच्या आधारे पुढचे काम आपोआप सुरू होणे म्हणजे ऑटोमेशनचा पुढचा टप्पा. माल आल्याचा रेकॉर्ड तयार झाला. त्यावरून गुणवत्ता विभागाकडे तपासणीचे काम गेले. अप्रूव्हल मिळाल्यावर माल उत्पादनासाठी उपलब्ध झाला. ठरलेल्या वेळेत तपासणी झाली नाही, तर जबाबदार व्यक्तीला अलर्ट गेला. हा झाला ऑटोमेटेड वर्कफ्लो. स्कूल बॅगच्या उदाहरणातही हा फरक लक्षात येतो. टाइम टेबल मोबाइलमध्ये ठेवले म्हणजे ते डिजिटल झाले. उद्या स्पोर्ट्सचा पिरिअड असल्यामुळे संध्याकाळी शूज आणि ड्रेस तयार ठेवण्याची रिमाइंडर आली, तर एक ॲक्टिव्हिटी ऑटोमेट झाली. पण रिमाइंडर आल्याने शूज पिशवीत गेले, असे होत नाही! डिजिटल सूचना आणि प्रत्यक्ष कृती यांचा संबंध पूर्ण करावा लागतो. उद्योगातही स्क्रीनवर “पूर्ण” असे स्टेटस दिसणे आणि प्रत्यक्ष काम योग्य प्रकारे पूर्ण होणे यांची खात्री आवश्यक असते. *जुना फॉर्म तसाच स्क्रीनवर आणायचा का?* एकच माहिती तीन रजिस्टर्समध्ये लिहिली जात असेल, तर सॉफ्टवेअरमध्येही ती तीन वेळा भरायला लावण्याचे कारण तपासले पाहिजे. एकदा नोंदवलेली माहिती आवश्यक ठिकाणी वापरता आली पाहिजे. प्रत्येक डेटा फील्डबाबत प्रश्न विचारावा: ही माहिती कोण वापरतो? कोणत्या निर्णयासाठी? ती आधीच उपलब्ध आहे का? मुलीला टाइम टेबल पाहून एकदा बॅग भरायला सांगायचे आणि नंतर त्याच पुस्तकांची यादी तीन वेगवेगळ्या वह्यांत लिहायला लावायची, तर तयारीपेक्षा नोंदींचेच काम जास्त होईल! ऑटोमेशन करताना अनावश्यक ॲक्टिव्हिटीज, दुबार नोंदी आणि उपयोग नसलेली अप्रूव्हल्स तपासून कमी करायला हवीत. अन्यथा जुन्या अडचणी सॉफ्टवेअरमध्ये कायम होतात. *बारकोड ओळख देतो; नियम दिशा देतात* बारकोड स्कॅन केल्यावर वस्तूची किंवा बॅचची ओळख पटू शकते. पण ती वापरण्यास मंजूर आहे का, कुठे ठेवली आहे आणि कोणती बॅच आधी द्यायची, हे ठरवण्यासाठी योग्य रेकॉर्ड्स आणि बिझनेस रूल्स लागतात. उदाहरणार्थ, फिफो — फर्स्ट इन, फर्स्ट आउट — या नियमानुसार आधी आलेला वापरण्यायोग्य माल आधी द्यायचा असेल, तर रिसीट डेट, उपलब्ध क्वांटिटी, लोकेशन आणि क्वालिटी स्टेटस विश्वासार्ह असावी लागतात. प्रणालीने सुचवलेली बॅच आणि प्रत्यक्ष उचललेली बॅच जुळते का, हेही तपासावे लागते. म्हणजे बारकोड हा संपूर्ण प्रोसेसचा एक घटक आहे. त्याचा फायदा बाकीच्या व्यवस्थेशी जोडल्यावर मिळतो. *रेकॉर्ड्समधून सुधारणा* रेकॉर्ड केवळ पुरावा ठेवण्यासाठी नसतो. त्यातून प्रोसेस सुधारता येते. मुलीला आठवड्यातून दोनदा वही सापडत नसेल, तर फक्त “बॅग नीट भर” म्हणण्यात फार उपयोग नाही. वही वापरल्यानंतर ठरलेल्या कप्प्यात ठेवली जाते का, हे पाहावे लागेल. समस्या बॅग भरण्यापूर्वीच्या ॲक्टिव्हिटीमध्ये असू शकते. उद्योगातही ऑर्डर पूर्ण होण्यास सात दिवस लागले एवढे मोजून पुरेसे होत नाही. प्रत्यक्ष कामात किती वेळ गेला आणि अप्रूव्हल, साहित्य किंवा माहितीची वाट पाहण्यात किती वेळ गेला, हे समजावे लागते. प्रत्येक व्यवहारावर कोणती ॲक्टिव्हिटी कधी झाली याचा इव्हेंट लॉग ठेवला, तर अशा अडथळ्यांचा अभ्यास करता येतो. या डिजिटल नोंदींवरून प्रत्यक्ष वर्कफ्लो समजून घेण्याला प्रोसेस मायनिंग म्हणतात. त्यातून मिळालेल्या निष्कर्षांनुसार प्रोसिजर, बिझनेस रूल्स किंवा कामाची विभागणी बदलता येते. बदल केल्यावर वेळ, चुका आणि पुन्हा करावे लागणारे काम कमी झाले का, हेही मोजता येते. प्रमाणित प्रोसिजर म्हणजे कायमची गोठवलेली पद्धत नव्हे. ती सुधारणा करण्यासाठीचा सामायिक आधार असते. *एआय आणि निर्णयाची जबाबदारी* एआयच्या मदतीने कागदपत्रांतील माहिती वाचता येते, वर्गीकरण करता येते आणि संभाव्य विसंगती शोधता येतात. मात्र, कोणती कृती आपोआप करायची आणि कुठे मानवी अप्रूव्हल घ्यायचे, हे स्पष्ट असावे लागते. एआयने शाळेच्या मेसेजमधून उद्यासाठी साहित्याची चेकलिस्ट तयार केली, तरी संदिग्ध सूचना पडताळावी लागेल. उद्योगातही एआयने इनव्हॉइस वाचला म्हणून देयक आपोआप मंजूर करायचेच असे नाही. माहिती वाचणे, नियम तपासणे आणि निर्णयाला मान्यता देणे या वेगळ्या जबाबदाऱ्या आहेत. आवश्यक तेथे मानवी रिव्ह्यू आणि बदलांचा ऑडिट ट्रेल ठेवावा लागतो. अखेर चांगली प्रोसेस माणसांचा अनुभव वापरते, अनावश्यक धावपळ कमी करते आणि काम सातत्याने पूर्ण होण्यास मदत करते. त्यावर उभे राहिलेले ऑटोमेशन नियमित ॲक्टिव्हिटीज सांभाळू शकते; माणसांना एक्सेप्शन्स, निर्णय आणि सुधारणांसाठी अधिक वेळ मिळू शकतो. आईने रोज सकाळी धावपळ करून बॅग भरून देणे आणि मुलीला स्वतःची बॅग व्यवस्थित भरता येईल अशी प्रोसिजर शिकवणे, यांचे परिणाम वेगळे असतात. दुसऱ्या मार्गासाठी सुरुवातीला वेळ आणि संयम लागतो. पुढे मात्र दोघींची सकाळ सुलभ होते. उद्योगातील प्रोसेस उभारताना ही सुरुवातीची तयारी करावी लागते. सकाळची “आणखी दहा मिनिटे” मिळवायची असतील, तर आदल्या संध्याकाळच्या तयारीचे महत्त्व समजावेच लागते!